오피스 온라인(Ms Office Online), 원드라이브(Onedrive) 이용 팁(온라인에서 일하기 꿀팁!) 목차
MS office 프로그램, 여러분들은 어느정도 전문적으로 사용하고 계신가요?
회사나 경리직을 하시는 분들이라면 이미 삶의 일부가 되셨을 겁니다.
저는 함께 일하는 직원들과 하나의 상황판을 공유하면서 전체적인 작업을 컨트롤 할 수있도록 하는 상황판 이 필요했습니다. 내가 작성해서 남들이 볼 수 있고 일정을 기록하고 편집하고, 그날그날 어떤 작업을 해야하는지 적어두면 일일히 전달 할 필요 없이 직원들이 보고 각자 맡은 역할을 파악하는 그런 것이 필요했습니다.
구글앱 중에 스프레드시트가있어서 잠깐 사용해 봤지만, 역시 이전에 사용해봤던 오피스쪽이 사용하기 편하더군요.
하드한 작업을 하시는 분들게는 로딩시간이라던지 제한된 기능때문에 추천드리지 않지만, 가볍게 사용하시는 분들이나, 평소에 쓸일 없다가 가끔 필요할때 기능은 살짝 부족하지만 만족할만한 결과를 얻을 수 있는것이 바로 이 online office 서비스 입니다.
인터넷이 연결이 되있는 상태라면 어디서든, 어떤 기기든 상관없이 작성, 수정, 전송이 가능합니다.
물론 컴퓨터에 설치하여 사용하는것이 가장 빠르고 모든 기능을 활용 할 수 있지만, 전문가가 아닌 이상 간단한 작업을 하는 분들에게는 그 수많은 기능들이 그림에 떡인 것이 사실이지요.
저같이 간단한 정보만 기록하는 분들게에는 간단한 정리, 수식, 계산 등만 할 수 있으면 만족입니다.
이메일을 입력하시고 비밀번호를 생성하시면 간단하게 로그인을 하실 수 있습니다. (이메일 인증이 필요합니다.)
구글 크롬을 기본브라우저로 사용하시는 분들은 구글계정에 정보가 기록되서 다른 기기에서도 로그인 동기화가 되서 어느 기기에서든지 바로바로 로그인을 하실 수 있습니다.
로그인 후에는 따로 365 제품을 구매하지 않으셔도 됩니다. 구입하면 데스크탑으로 모든 오피스 프로그램들을 정식으로 사용하실 수 있으니 필요하신 분들은 구매를 하셔서 사용하시면 됩니다.
기본옵션: onedrive 5기가 용량
365 구독: onedrive 1테라 용랑
로그인을 하셨다면 위에처럼 어떤 작업을 할건지 고르도록 화면이 나옵니다. 하지만 이 화면은 아마 한동안 볼일이 없으실 거에요. 앞으로는onedrive 화면에서만 작업을 하시게 됩니다.
2. Onedrive에서 작업 생성하기(아시는 분들은 넘어가주세요.)
onedrive에 처음들어오시면 개인 중요 보관소, 문서, 사진 폴더가 기본적으로 있습니다. 이는 onedrive 계정을 컴퓨터 계정과 동기와 하면 컴퓨터에 있는 문서, 사진 폴더가 자동으로 동기화 되어 백업을 하게 됩니다. (개인적으로 다루는 파일 수량이 많기에 동기화를 해두니 정신없고 용량이 가득찼다는 안내 문구 때문에 성가셔서 동기화 기능은 사용하지 않고 있습니다. 중요한 문서는 수동으로 업로드해서 저장하면 그만입니다.)
왼쪽 상단에 +새로만들기 를 누르시거나 화만 빈공간에서 우클릭으로 새로 만들기 탭을 보시면 워드, 엑셀, 파워포인트등의 작업파일을 생성할 수 있습니다. 필요한 작업을 생성해서 사용하시면 됩니다.
3. 팁! Onedrive 폴더 공유
내가 작성한 엑셀(혹은 워드, 파워포인트) 파일을 남들이 보고 편집을 하게 할 경우 공유하여서 편집 권한을 다른 사람에게 부여 할 수 있습니다.
그런데 단순히 파일 하나만같이 작업하는게 아니라 여러 파일들을 다루시는 분들에게는 파일보다는 폴더를 공유하시면 좋습니다.
이메일로 초대장을 받았거나 링크를 타고 들어온 유저는 폴더 안에있는 모든 문서를 편집할수 있어서 링크를 북마크에 저장해두고 사용한다면 다른 인증 절차 없이 작업이 가능합니다.
4. 팁!엑셀 작업시 '간소화된 리본' 사용하기
화면이 큰 데스크탑으로 작업할 경우는 이런 필요를 느끼지 않는데, 노트북으로 작업하거나 테블릿으로 작업을 하는 경우는 위에 작업도구 표시공간이 필요 이상으로 많이 차지하고 있는데, 그 공간을 줄여 주는 기능이 '간소화된 리본' 입니다.
화면을 찍은 제 노트북의 경우 화면 텍스트 표시 설정을 100%로 해둔 상태여서 많이 쾌적한 상태이지만, 태블릿이나 핸드폰으로 볼 경우 보여야 할 엑셀 공간이 적어서 한눈에 작업 현황을 파악하기 어려운 점이 있습니다. 이런 작은화면으로 보는 유저들을 배려해서인지 간소화된 리본 기능을 넣어뒀는데, 이건 정말 좋은 기능입니다.
5. 팁! '버전기록' 활용하기
이건 정말 online 작업의 최고의 장점이라 생각하는 기능입니다. 물론 offline 상에서 작업을 할때도 기본적으로 자동저장 기능이 있어서 불러오기가 가능한데, 뭔가 어느게 내가 필요한 버전이지? 확인해보려고 하다가 한번 저장안하고 꺼버리면 다시 못돌리는 상황이 종종 있는데, 온라인 버전기록은 그런 걱정이 전혀 없습니다.
무려 저장 기간이 1주일!이나 되기 때문이지요.
오늘 작업 현황을 체크하는데 구멍이 생겼거나 문제가 보이면 상황파악이 중요한데 그럴때 저번주에 내가 어떻게 이번주를 계획해서 배정했는지 '복기'가 가능합니다.
온라인 엑셀을 스케줄러나 현황판 등으로 사용하시는 분들은 이 기능을 꼭 체크해 보시기 바랍니다.
6. 팁! 기업형 버전 보다는 일반 버전이 좋은 이유
저는 기존에 일반 아이디로 사용하다 가족이 어쩌다가 기업형 아이디를 나눠줘서 잠시 사용해 봤습니다. 기업형 오피스 365의 장점은 원드라이브의 용량이 5테라 인것 외에는 저로서는 이점보다는 불편한 점이 더 많았기에 그 불편한 점들을 공유해드리겠습니다. 혹시나 회사아이디로 오피스 온라인을 이용하려 계획중이신 분들은 꼭 체크하시기 바랍니다.
첫째!
간소화된 리본 기능이 없다!
기업형 온라인 엑셀 작업시 간소화된 리본 기능이 안보여서 문의해본 결과 기업형 엑셀프로그램과 일반 엑셀프로그램은 다르다고합니다. 그러면서 간소화된 리본 기능은 아에 없다고 하네요. 기업들에 대한 배려가 없는건지 그럴만한 이유가 있는지 모르겠지만, 정말 불편한 점입니다.
둘쨰!
버전기록을 보기위해서는 지정한 날짜의 파일을 다운받아야만 확인이 가능합니다!
온라인 버전기록 확인의 매력은 외쪽에 날짜별 버전들을 눌러보면서 바로바로 확인이 가능한 점이었는데, 기업형에서는 특정 날짜의 버전을 '다운받아'서 확인해야 합니다. 이건 일반 계정으로 확인하는 것과 비교할때 시간이 1분이면 확인이 끝날것을 5분 넘게 다운받고 일일히 열어봐야 하는 시스템입니다.
위 두가지의 이유로 저는 기업형 버전보다는 일반 버전을 사용하고 있습니다.
혹시나 회사에서 온라인 오피스를 고려하고 계시다면 이부분 염두해 두시고 사용하시고 가능한 일반계정을 프리미엄으로 업그레이드 하셔서 사용하시는 것을 추천드립니다.
인터넷이 빨라지고나서 온라인 상으로도 충분히 일을 할 수있는 시대이기에 이런 변화는 참 좋은것 같습니다. 따로 뭘 설치할 것도 없이 바로바로 문서 작업을 할 수 있는 Ms Office Online 한번 사용해 보시기 바랍니다.
